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Veränderungsprojekte erfolgreich gestalten: Warum Mitarbeitende nicht übersehen werden dürfen.

10/2023
• geschrieben von
Markus Schranz
Um im entscheidenden Moment die Rückendeckung der Mitarbeitenden zu haben, ist es wichtig, sie während des Change-Projektes miteinzubeziehen.

Zusammenfassung:

Veränderungsprojekte sind in der heutigen Zeit unvermeidlich, aber oft nicht einfach umzusetzen. Eine der größten Herausforderungen ist es, die Mitarbeitenden bei den Veränderungen mitzunehmen und sie nicht zu überfordern oder zu frustrieren. Wenn Mitarbeitende bei Veränderungsprozessen nicht mitgenommen werden, dann zahlt die Organisation einen hohen Preis dafür. Die Effekte zeigen sich nicht direkt, sondern es baut sich eine Art Hypothek auf. Im entscheidenden Moment kann die Führungskraft diese nicht so leicht wieder zurückzahlen.

Deswegen ist es wichtig, Mitarbeitende während des Change-Projektes mitzunehmen und sie bei Entscheidungen mit einzubeziehen.

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Veränderungsprojekte erfolgreich gestalten

Inhalt:

  • Anzeichen für mangelnde Einbindung erkennen
  • Der Preis, wenn Mitarbeitende nicht mitgenommen werden
  • Erfolgreiche Einbindung der Mitarbeiter in Change-Prozessen
  • Anzeichen für mangelnde Einbindung erkennen

    Es gibt verschiedene Indikatoren dafür, dass die Einbindung in Veränderungsprozessen zu kurz kommt. Diese Liste ist keineswegs erschöpfend und kann je nach Organisation, Unternehmenskultur und individuellen Persönlichkeiten variieren.

    1. Mangelndes Vertrauen im Team: Das Team zeigt deutliches Misstrauen gegenüber den getroffenen Entscheidungen und steht nicht geschlossen hinter der Führungskraft.
    2. Kommunikations- und Informationslücken: Es entstehen Informationslücken, die nur schwer geschlossen werden können, da wichtige Informationen nicht ausreichend geteilt werden.
    3. Ungenutztes Feedback: Feedback wird nicht aktiv eingeholt, was dazu führt, dass es auf indirekte und oft passive-aggressive Weise geäußert wird.
    4. Unzufriedenheit und Widerstand: Die Unzufriedenheit im Team wird lauter, während die Führungskraft sich dem Widerstand gegen Veränderungen verschließt.
    5. Überlastung: Das Team fühlt sich überlastet, und es wird keine effektive Lösung zur Entlastung in Betracht gezogen.
    6. Hinterhältige Kommunikation: Es kommt zu hinterhältigen Gesprächen über einzelne Teammitglieder, bei denen abfällige Bemerkungen wie »Was tut der eigentlich den ganzen Tag?« gemacht werden.

    Der Preis, wenn Mitarbeitende nicht mitgenommen werden

    Der Preis, den eine Organisation zahlen muss, wenn ihre Mitarbeiter nicht in den Veränderungsprozess einbezogen werden, ist hoch. Dies äußert sich in geringerer Produktivität, steigender Mitarbeiterfluktuation und ineffizienten Veränderungsprojekten. Daher ist es in der Regel ratsam, die Mitarbeiter als gleichberechtigte Partner aktiv in den Veränderungsprozess einzubeziehen, um diese Risiken zu minimieren und den Erfolg der Change-Projekte zu fördern.

    Folgende acht Effekte könnten eintreten:

    1. Widerstand und Unzufriedenheit: Wenn Mitarbeitende nicht in den Veränderungsprozess einbezogen werden, fühlen sie sich oft übergangen und ungeschätzt. Dies kann zu Widerstand und Unzufriedenheit führen, was die Umsetzung der Veränderungen erheblich erschwert.
    2. Geringe Motivation: Mitarbeitende, die das Gefühl haben, dass ihre Meinungen und Ideen nicht gehört werden, sind oft weniger motiviert, sich aktiv an Veränderungen zu beteiligen. Dies kann die Produktivität und Leistung beeinträchtigen.
    3. Fehlende Expertise und Einblicke: Diejenigen, die an vorderster Front arbeiten, verfügen oft über wertvolle Einblicke in die täglichen Abläufe und Herausforderungen. Wenn diese Expertise nicht genutzt wird, können wichtige Aspekte des Veränderungsprozesses übersehen werden.
    4. Kommunikationsprobleme: Ohne die Beteiligung der Mitarbeitenden kann die Kommunikation unvollständig oder missverstanden sein. Dies führt zu Unsicherheit und Gerüchten, die die Arbeitsumgebung negativ beeinflussen.
    5. Fehlende Identifikation mit dem Wandel: Die Mitarbeitenden können Schwierigkeiten haben, sich mit den Veränderungen zu identifizieren, wenn sie nicht in den Prozess einbezogen werden. Dies kann dazu führen, dass sie sich von der Organisation entfremden.
    6. Hohe Fluktuation: Wenn die Unzufriedenheit und der Widerstand der Mitarbeitenden anhalten, kann dies zu höherer Mitarbeiterfluktuation führen, was Unternehmen Geld kostet, um neue Talente zu gewinnen und auszubilden.
    7. Projektverzögerungen und -kosten: Widerstand und Unzufriedenheit können Veränderungsprojekte verzögern und die Kosten erhöhen. Ungeplante Probleme müssen behoben werden, und die Zeitpläne geraten durcheinander.
    8. Schlechte Umsetzung und mangelnde Nachhaltigkeit: Ohne die Beteiligung der Mitarbeitenden kann die Umsetzung von Veränderungen ineffektiv sein, und die Nachhaltigkeit der Veränderungen kann gefährdet sein, da die Mitarbeitenden möglicherweise zur alten Arbeitsweise zurückkehren.

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    Erfolgreiche Einbindung der Mitarbeiter in Change-Prozessen

    Ein Kommunikationskanal zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften ist prinzipiell nicht schwer bei Change-Projekten aufzubauen. Jedoch scheitert es meistens im Tagesgeschäft und der täglichen Umsetzung. Durch Überlastung des Managements und andere wichtige Themen fallen die Stimmen der Mitarbeitenden hinten unter.

    Mit den folgenden vier Impulsen können Mitarbeitende erfolgreich mitgenommen werden.

    1. Die richtigen Formate

    Die passenden Formate bieten die Möglichkeit, Feedback zu erhalten und in die Entscheidungsprozesse des Managements einzubeziehen, um daraus effektive Lösungen zu entwickeln. Es braucht Formate, in denen  auf Augenhöhe miteinander gesprochen werden kann, die konstruktiv und offen sind. Gleichzeitig bekommt das Management die Gelegenheit, Informationen zu geben, Fragen aufrichtig zu beantworten, ohne dabei von einer Flut negativen Feedbacks überrollt zu werden.

    Es gibt diverse Möglichkeiten, um die geeigneten Formate zu finden, die zur Unternehmenskultur passen. Einige Beispiele könnten ein Mitarbeiter-Frühstück, Veranstaltungen oder informelle Treffen sein, bei denen kreativ Ideen ausgetauscht und Informationen verbreitet werden.

    Jedes Format muss zu der Unternehmenskultur und Situation passen. Mit etwas Kreativität können die besten Formate gefunden und schließlich etabliert werden.

    Melden Sie sich gerne, falls Sie einige Vorschläge zu geeigneten Formaten möchten!

    2. Terminierung

    Es ist wichtig, die Termine für diese Formate fest im Kalender zu verankern, damit sie nicht vergessen werden und insbesondere nicht von scheinbar dringlicheren Themen verdrängt werden. Daher braucht es klare Termine, um die festgelegten Gespräche auch wirklich durchführen. Es ist entscheidend sicherzustellen, dass sie nicht von anderen Prioritäten verdrängt werden.

    3. Priorisierung

    Es geht darum, die wahre Bedeutung von Themen festzulegen. Eins sollte aus diesem Text deutlich geworden sein: Die Einbindung der Mitarbeitenden ist von großer Wichtigkeit und verdient eine besondere Priorisierung.

    Kein Terminkonflikt darf dieses Thema beeinträchtigen. Es erfordert eine genaue Prüfung dessen, was wirklich bedeutend ist, und die Erstellung einer Prioritätenliste. Dabei entsteht vielleicht wirklich eine schriftliche Liste.

    Alternativ kann der Ansatz des Risikomanagements genutzt werden. Dabei werden die Themen mit dem höchsten Risiko zu den wichtigsten Themen.

    4. Zusätzliche Kapazitäten mit externer Unterstützung

    Es ist sinnvoll, zusätzliche Kapazitäten durch externe Unterstützung zu gewinnen, weil die Themen wie Führungskräfteentwicklung, Workshopvorbereitung und Strategieentwicklung außerhalb des regulären Tagesgeschäfts erledigt werden müssen. Es braucht dafür einen anderen Modus.

    Das Tagesgeschäft ist bereit mit einer Vielzahl von Themen gefüllt, die in ihrer Wichtigkeit miteinander konkurrieren. Externe Unterstützung stellt sicher, dass diesen Themen die gebührende Aufmerksamkeit geschenkt wird. Wie bereits erwähnt, ist der Preis für Unternehmen hoch, wenn sie diese Themen vernachlässigen.

    Wenn Sie externe Unterstützung benötigen, bieten wir eine kostenlose und unverbindliche Beratungssession an. In diesem Gespräch können wir Ihre speziellen Themen und Projekte durchgehen. Wir bieten dabei unsere Expertise und Impulse für eine gemeinsame Arbeit an.

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    Dieses Thema und auch weitere bieten wir sehr gerne als Workshop an. Wir passen die Inhalte an die Organisation und ihre Bedürfnisse an. Ganz gleich, ob es ein offenes Thema gibt oder das Wissen erweitert werden soll.

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